Liikmeregistri kirjeldus
1. Registripidaja
Soome Odd Fellow Vennaskond,
Kuparitie 1,
00440 Helsinki.
Tel. 09 631 660
2. Registri eest vastutav isik
Suursekretär / Rebekanõukogu sekretär
Kuparitie 1,
00440 Helsinki.
Tel. 09 631 660
3. Registri nimi
Soome Odd Fellow Vennaskonna liikmelisusel või muul asjakohasel seosel põhinev
4. Isikuandmete kasutamise eesmärk
Ühingute seaduse 3 ptk. §11 lõige 1 eeldab, et "Ühingu juhatus peab pidama ühingu liikmeid puudutavat loetelu. Loetelu peab kajastama iga liikme täielikku nime ja elukohta."
Isikuandmeid kasutatakse Vennaskonna õigustatud huvil ja liikmelisusel ning muul asjakohasel seosel põhineva suhte haldamiseks, säilitamiseks, analüüsimiseks ja arendamiseks, nagu mh:
- Liikme andmete säilitamine
- Liikmeküsitlused
- Teabevahetus liikmega
5. Registri sisu
Registris võidakse töödelda järgmisi isikuandmeid ja nende muutusi liikmete, liikmelisust taotlenud isikute ja omal algatusel oma kontaktandmeid esitanud üksikisikute kohta.
Põhiandmed nagu
- nimi
- kontaktandmed (postiaadressid, telefoninumbrid, e-postiaadressid)
liikmelisusega või muu asjakohase seosega seotud andmed nagu
- Liikme number
- Liikmelisuse alguskuupäev
- Liikmelisusega seotud andmed valitavate ametite kohta, saavutuste ja teenetemärkide kohta.
6. Korralised andmeallikad
Andmeid kogutakse registreeritud isikult endalt, mh liikmelisuse taotlemise blanketi kohta ja elektrooniliste teenuste kohta.
7. Isikuandmete säilitusaeg ja säilitusaja kriteeriumid
Liikme andmed kantakse liikmeregistrisse seejärel, kui taotlus on vastava loozi või leeri koosolekul heaks kiidetud.
Juhul, kui taotlus seejärel mingil põhjusel tagasi lükatakse või tühistatakse, eemaldatakse kõik andmed registrist.
Liikme andmed eemaldatakse aktiivsest registrist liikmeksoleku lõppedes.
Andmeid säilitatakse siiski elektroonilisel kujul liikmeregistri jaos "Eemaldatud" ajaloo kirjeldamiseks või võimaliku taaskasutusvajaduse tarbeks. Neid andmeid siiski ei ajakohastata ega muudeta mingil muul moel.
Asjaomasele isikule saadetakse teade andmete eemaldamise kohta registrist.
8. Andmete levitamine ja edastamine
Reeglina andmeid väljaspool Vennaskonda ei levitata. Andmeid võidakse siiski edastada ametlikuks kasutamiseks juhul, kui selleks on kehtivate õigusaktide järgne luba või kohustus.
Liikmete nime ja aadressi puudutavad andmed edastatakse ühingu liikmeajakirja postitamiseks vastavas paigas postitajana tegutsevale isikule kokkuleppe alusel, et neid andmeid ei kasutata mingiks muuks otstarbeks.
Ühing avaldab iga nelja aasta tagant trükitud liikmete loetelu, Matrikli, mille jaoks selles nimetatud liikmetelt on vastav nõusolek võetud juba liikmeks astumise taotlemise käigus. Seal on ära toodud perekonnanimi, eesnimi, sünniaeg, amet või kraad, aadress, e-postiaadress ja telefoninumber. Lisaks sellele on trükitud väljaandes ära toodud tähtsaimate hetkel tegevate ametimeeste loetelu.
Teatud rahvusvahelises tegevuses osalevate isikute isikuandmed antakse piiratud kujul (nimi, kontaktandmed, amet Soomes ja Euroopas) rahvusvahelise Odd Fellow´ organisatsiooni kasutusse.
Loozide ja leeride kasutuses on kehtivad registrid oma liikmete kohta.
9. Andmete edastamine väljaspool Euroopa Liitu
Vajadusel võib andmeid edastada väljapoole Euroopa Liidu liikmesriikide ja Euroopa Majanduspiirkonna alasid.
10. Registri kaitse
Registris sisalduvad elektrooniliselt töödeldavad andmed on kaitstud tulemüüride, salasõnade ja muude vajalike erinevates piirkondades infoturbe valdkonnas heaks kiidetud tehniliste vahendite abil.
Käsitsi peetavate registrite materjal asub ruumides, kuhu kõrvalistele isikutele sissepääsu ei võimaldata.
Registris sisalduv teave on registripidaja poolt antud individuaalse kasutusloa alusel kättesaadav ainult vastutavatele ja volitatud töötlejatele ning vastavatele konfidentsiaalsuslepingule alla kirjutanud sidusettevõtete töötajatele.
11. Kontrolli-, keelu- ja parandusõigus
Registreeritud isikutel on andmekaitseseaduse järgne õigus kontrollida, milliseid teda puudutavaid andmeid registris säilitatakse. Kontrollimistaotlus tuleb saata registri eest vastutavale isikule, see peab olema kirjalikult vormistatud ja allkirjastatud. Kontrollimist võib taotleda ka registripidaja juures isiklikult.
Registreeritud isikutel on õigus keelata teda puudutavate andmete töötlemist ja levitamist otsereklaami, kaugmüügi ja muude otseturundus- ja arvamusuuringute eesmärgil. Selleks tuleb võtta ühendust registripidajaga.
Registreeritud isikul on õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist, võttes ühendust registripidajaga.