Startsida > Hur når du oss > Dataskyddet > Registerbeskrivning medlemsregistret

1. Registerförare

Odd Fellow Orden i Finland,
Kopparvägen 1,
00440 Helsingfors.
Tel. 09 631 660


2. Person som handhar registerärenden

Storsekreteraren / Rådssekreteraren
Kopparvägen 1,
00440 Helsingfors.
Tel. 09 631 660

3. Registrets namn

Register som grundar sig på medlemskap i Odd Fellow Orden i Finland och annan relevant anknytning.

4. Personuppgiftsbehandlingens syfte

Föreningslagens 3 kap. 11§ 1 mom. stipulerar, att " Styrelsen skall föra en förteckning över föreningens medlemmar. I förteckningen skall införas varje medlems fullständiga namn och hemort."

Personuppgifterna behandlas utgående från Ordens rättmätiga intressen och medlemskap samt annan relevant anknytning till förvaltning, skötsel, analyser och utveckling, såsom bl.a.:

- upprätthållande av medlemsuppgifter
- medlemsförfrågningar
- medlemskommunikation

5. Registrets uppgiftsinnehåll

I registret kan man behandla följande personuppgifter och deras ändringsuppgifter rörande medlemmar, medlemsansökande och privatpersoner som på eget initiativ har lämnat sina kontaktuppgifter.

Grunduppgifter, såsom

- namn
- kontaktuppgifter (postadresser, telefonnummer, e-postadresser)

Uppgifter om medlemskap och annan relevant anknytning, såsom

- Medlemsnummer
- Datum för medlemskapets början
- Uppgifter om förtroendeuppgifter, prestationer och förtjänsttecken med anknytning till medlemskapet

6. Regelmässiga informationskällor

Information insamlas från den registrerade själv, bl.a. via medlemsansökningsblanketter och elektroniska tjänster.

7. Förvaringstid för personuppgifter eller kriterier för förvaringstiden

En medlems uppgifter antecknas i medlemsregistret efter att ansökan godkänts vid enskilda loge- eller lägermöten.

Ifall ansökan därefter av någon orsak förkastas eller återkallas, raderas alla uppgifter ur registret.

Medlemsuppgifterna raderas ur aktivregistret då medlemskapet upphör. Uppgifterna förvaras dock i elektronisk form i medlemsregistret under fliken F.d. Bröder/Systrar för historieskrivning eller eventuell återanvändning. Dessa uppgifter uppdateras dock inte eller upprätthålls på annat sätt.

Meddelande om raderade registeruppgifter tillställs den berörda personen.

8. Överlåtande och överföring av uppgifter

Uppgifter överlåts som regel inte utanför Insitutionen och Orden. Uppgifter kan överlåtas för myndighetsbruk under omständigheter som under rådande lagstiftning är tillåtna och förpliktande.

Medlemmarnas namn- och adressuppgifter överlåts för postning av medlemstidningar mot en försäkran i varje enskilt fall från den instans som sörjer för postutdelningen, att de inte kommer att användas för andra ändamål.

Orden publicerar en tryckt medlemsförteckning, Matrikeln, som omfattar fyra år och för vilken samtycke redan i ansökningsskedet har inhämtats av de medlemmar som nämns i den. I den framkommer efternamn, förnamn, födelsetid, ämbete eller grad, adress, e-postadress och telefonnummer. Därutöver innehåller den tryckta versionen en förteckning över de viktigaste funktionärerna vid den rådande tidpunkten.

Personuppgifter rörande sådana personer som deltar i internationell verksamhet lämnas ut i begränsad omfattning och med deras samtycke (namn, kontaktuppgifter, uppdrag i Finland och Europa) för användning inom den internationella Odd Fellow-organisationen.

Logerna och lägren har till sitt förfogande giltiga register över sina egna medlemmar.

9. Överföring av information utanför EU

Information kan vid behov överföras utanför Europeiska Unionens medlemsstaters territorier eller utanför den europeiska ekonomizonen.

10. Registerskydd

Registeruppgifter som behandlas elektroniskt är skyddade med brandvägg, lösenord och med övriga nödvändiga tekniska medel, som i varje enskilt fall är godtagbara inom dataskyddsbranschen.

Dokumentation som upprätthålls manuellt finns på platser till vilka obehöriga inte har åtkomst.

Endast registerförarens autentiserade anställda och föreningars/företags motsvarande anställda, som agerar på uppdrag av registerföraren och för dennes räkning och som har undertecknat ett sekretessavtal, får åtkomst till registeruppgifterna med av registerföraren beviljad personlig behörighet.

11. Gransknings-, förbuds- och korrigeringsrätt

Den registrerade har enligt personuppgiftslagen rätt att granska vilka uppgifter om honom/henne finns lagrade i registret. En granskningsansökan skall sändas till den person som ansvarar för registerärenden och den skall vara skriftlig och undertecknad. Granskningsansökan kan också göras personligen hos registerföraren.

Den registrerade har rätt att genom att kontakta registerföraren förbjuda behandling och överlåtelse av uppgifter om honom/henne för direktreklam, distansförsäljning och övrig direktmarknadsföring samt marknads- och opinionsundersökningar.

Den registrerade har rätt att kräva korrigering av felaktiga uppgifter genom att kontakta registerföraren.