Rekisteriseloste jäsenrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Odd Fellow - Veljeskunta,
Kuparitie 1,
00440 Helsinki.
Puh. 09 631 660

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Suursihteeri / Rebekkaneuvoston sihteeri
Kuparitie 1,
00440 Helsinki.
Puh. 09 631 660

3. Rekisterin nimi

Suomen Odd Fellow - veljeskunnan jäsenyyteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Yhdistyslain 3 luvun 11§:n 1 momentti edellyttää, että "Yhdistyksen jäsenistä on hallituksen pidettävä luetteloa. Luetteloon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka."

Henkilötietoja käsitellään Veljeskunnan oikeutetun edun sekä jäsenyyden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten mm:

- jäsenen tietojen ylläpito
- Jäsenkyselyt
- Jäsenviestintä

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja jäsenten jäseniksi hakeneiden ja oma-aloitteisesti kontaktitietonsa antaneista yksityishenkilöistä.

Perustiedot, kuten

- nimi
- yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)

jäsenyyteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten

- jäsennumero
- Jäsenyyden alkupäivämäärä
- Jäsenyyteen liittyvät tiedot luottamustoimista, saavutuksista ja ansiomerkeistä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa jäsenhakemuslomakkeesta, sähköisistä palveluista.

7. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan kriteerit

Jäsenen tiedot merkitään jäsenrekisteriin sen jälkeen, kun hakemus on hyväksytty yksittäisen loosin tai leirin kokouksessa.

Mikäli hakemus sen jälkeen jostakin syystä hylätään tai peruutetaan, poistetaan kaikki tiedot rekisteristä.

Jäsentiedot poistetaan aktiivirekisteristä jäsenyyden päättyessä.
Tiedot säilytetään kuitenkin sähköisessä muodossa jäsenrekisterin Poistetut-osiossa historiankirjoitusta ja mahdollista uusintakäyttöä varten. Näitä tietoja ei kuitenkaan mitenkään päivitetä tai muutoin ylläpidetä.

Rekisteritiedon poistaminen saatetaan asianomaisen tiedoksi.

8. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Veljeskunnan ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa viranomaiskäyttöön.

Jäsenten nimi- ja osoitetiedot luovutetaan yhdistyksen jäsenlehden
postittamista varten postittajana kulloinkin olevan tahon käyttöön sitoumusta vastaan, ettei niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.

Yhdistys julkaisee neljän vuoden painetun jäsenluettelon, Matrikkelin, johon on jo hakemusvaiheessa kerätty suostumus siinä mainituilta jäseniltä. Siinä mainittiin sukunimi, etunimi,
syntymäaika, virka tai aste, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
Lisäksi painotuotteessa on luettelo sen hetkisistä tärkeimmistä virkailijoista.

Eräiden kansainväliseen toimintaan osallistuvien henkilöiden henkilötiedot annetaan rajoitetusti (nimi, yhteystiedot, tehtävä Suomessa ja Euroopassa) kansainvälisen Odd Fellow-järjestön käyttöön.

Looseilla ja leireillä on käytettävissään voimassa olevat rekisterit omien jäsentensä osalta.

9. Tietojen siirtäminen EU:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan tarvittaessa siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojaus

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.

11. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.